很多公司不管是在购买办公用品还是业务往来中，都经常会遇到需要交付定金、订金、押金、保证金，还有约定违约金的情况，这“五金”容易混淆，如果用错了也会给企业带来不小的损失，今天我们就一起来理一理它们之间的区别。
01
定金：由购买方向销售方预先支付一定数额的钱作为担保的方式，目的在于购买方担保自己一定会付款。定金必须以书面形式约定，同时需要约定定金的数额和交付期限。
当合同正常履行时，购买方可以选择将定金充当一部分价款，也可以收回，另付全额价款。
当合同不能正常履行时，若购买方违约（不买了），则购买方不能要求对方退还定金。若销售方违约（不卖了），则需要将定金双倍退换给购买方。
02
订金：订金常用于日常经济活动中，类似于预购货物，不具有担保的功能。也可以理解为销售方因资金短缺，无法盲目生产大量的货物，而此时购买方给予一笔订金，预约订购一定数量的货物，这时销售方则能够根据预约的数量来推测大致能够生产的货物，并且在资金上也有了购买方的支持。由此可见，订金更偏向于促进交易的正常进行。
无论谁违约，订金都应全额返还给支付方。
由上述可知，若签合同时签的是定金，则销售方违约时，需要双倍退还定金，而订金则只需要退原款就行。很多销售方常常使用“订金”来降低自己违约的成本，大家一定要注意了。不过同样，若是己方违约，则定金就无法退还，而订金是可以的，所以建议大家合理选择更适合自己的签约方式。
03
押金：同样用于担保合同正常履行，甲方将一定数额的钱或等价物交由乙方占有，以便在甲方不履行合同时，一方可以从押金中得到补偿。例如租赁房屋时常说的押金。
当付押金的一方违约时，不能收回押金，若收押金的一方违约时，一般需要退回押金，而是否双倍返还，则以双方签订的合同中的规定来作为依据。
04
保证金：是指签订合同的双方，为了保证合同的正常履行，将一笔款存于对方处或第三方处，如果有其中一方违约，则保证金就作为赔偿金全额付给另一方。
05
违约金：指双方通过协商，约定好若违约后应该如何补偿的款项。具有惩罚和担保的作用。只要存在任一方违约，就必须付违约金，具体付的数额以因违约而造成的损失来确定。
总结一下，以上“五金”的区别主要有：
说完以上5金的区别之后，我们再来看看“定金”、“押金”以及“违约金”的账务处理。
定金的账务处理
例：假设A公司向B公司预定一批生产材料，货款共计15万元，在签订购买合同时，同时签订了定金合同，向B公司支付了定金3万元，若不考虑增值税，则：
虽然说交易正常进行时，定金可以退回，另付价款，但在实际操作中，大部分情况下都会用来充当一部分价款。同时，考虑到若A公司违约，定金也无法返还，因此，应将其当成“预付账款”来进行处理。
1．预付定金时，会计分录为：
借：预付账款 30000
贷：银行存款 30000
2．支付货物的全部余款时：
借：原材料 15000
贷：预付账款 30000
银行存款 120000
若A公司违约，仅付了定金后就不再正常履行交易合同，则B公司的分录如下：
借：其他应收款 30000
贷：营业外收入 30000
押金的账务处理
例：因短期扩大业务的需要，A公司将某个办公室租赁给B公司使用，并收取B公司的2万元的押金，并约定租期到期之后，若办公室及办公用品完好无损，则将2万元押金全额退还给B公司，反之，则不需要退还。若不考虑税务问题，相关的账务处理应该怎么做呢？
考虑到这笔押金将来是要退还的，所以收款方应设置【其他应付款】科目，付款方则应设置【其他应收款】
若办公用品完好无损，押金可退还，则：
A收到B公司押金时：
借：银行存款/现金 20 000
贷：其他应付款——B公司 20 000
A公司退还B公司押金时：
借：其他应付款——B公司 20 000
贷：银行存款/现金 20 000
B公司支付A公司押金时：
借：其他应收款——押金 20 000
贷：银行存款/现金 20 000
B公司收到退还押金时：
借：银行存款/现金 20 000
贷：其他应收款——押金 20 000
若办公用品损坏，A公司不需要将押金退还给B公司
则A公司
借：其他应付款——B公司 20 000
贷：营业外收入 20 000
则B公司
借：营业外支出 20 000
贷：其他应收款——押金 20 000
违约金的账务处理
A公司向B公司购买一批货物，签订合同时约定将于某个日期前结清所有款项，否则需要向B公司支付违约金，反之，则B公司需要向A公司支付违约金，相关账务处理应当需要根据不同的情况来做不同的处理。
（1）A公司未履行合同，尚未购买货物及付货款，A公司支付违约金
A公司支付违约金时：
借：营业外支出-违约金
贷：银行存款
B公司收到违约金时：
借：银行存款
贷：营业外收入-合同违约金
（2）B公司未履行合同，未将货款销售给A公司，B公司支付违约金
B公司支付违约金时，
借：营业外支出-违约金
贷：银行存款
A公司收到违约金时：
借：银行存款
贷：营业外收入-合同违约金
（3）A公司结清了一部分货物的款项，另一部分不买了，A公司支付违约金
由于A公司已经支付了一部分的货款，因此，支付的违约金可以作为已购买货物的一部分
A公司（付违约金）的账务处理：
借：库存商品（含支付的违约金）
应交税费-应交增值税（进项税额）
贷：应付账款
B公司（收违约金）的账务处理：
借：应收账款
贷：主营业务收入（含收到的违约金）
应交税费-应交增值税（销项税额）
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